Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción y propósito

FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO INTEGRAL EN GÉNERO Y FAMILIA GENFAMI (en adelante, “Genfami”, “nosotros” o el “Responsable”), identificada con NIT 900291489-1, con domicilio en carrera 15 # 88-21 oficina 702, y correo electrónico privacidad@ganfami.org, reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de las personas que interactúan con sus canales digitales, programas sociales y proyectos.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades de tratamiento sobre los datos personales obtenidos a través del sitio web https://genfami.org, sus formularios digitales, canales de mensajería (incluido WhatsApp Business), redes sociales asociadas y demás puntos de contacto de Genfami.

Esta Política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25) de la República de Colombia y, cuando resulte aplicable, el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (GDPR) para titulares ubicados en el Espacio Económico Europeo.

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación (salud, orientación sexual, datos biométricos, opiniones políticas, datos de menores, situación socioeconómica vulnerable, entre otros).
• Responsable del tratamiento: Genfami, quien decide sobre las finalidades y medios del tratamiento.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (proveedores tecnológicos, alojamiento, mensajería, analítica).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación física, electrónica o verbal generada por Genfami para informar al titular sobre las políticas de tratamiento que le serán aplicables.

3. Datos personales que recolectamos

Dependiendo del canal y la finalidad, Genfami puede recolectar las siguientes categorías de datos:

3.1 Datos de identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de documento (cuando es indispensable).
• Correo electrónico, número de teléfono móvil, ciudad, país y zona horaria.
• Cargo, organización o rol comunitario (cuando aplica).

3.2 Datos sociodemográficos y de contexto

• Edad o rango etario, género, idioma preferente.
• Localización geográfica aproximada (ciudad/municipio) para focalización de programas sociales.
• Nivel socioeconómico declarado, situación de vulnerabilidad y condiciones del entorno familiar (cuando es relevante para el programa).
• Composición del núcleo familiar (cuando el programa lo requiere).

3.3 Datos sensibles

Cuando los programas de Genfami lo requieren (acompañamiento emocional, salud mental, primera infancia, bienestar familiar), podemos recolectar datos sensibles tales como: estado emocional autoreportado, indicadores de bienestar, condiciones de salud declaradas, situación familiar (separación, duelo, violencia), entre otros. El tratamiento de estos datos requiere autorización expresa, explícita e informada del titular y se realizará con medidas de seguridad reforzadas.

3.4 Datos de menores de edad

Cuando un programa esté dirigido a niños, niñas o adolescentes, los datos serán suministrados y autorizados exclusivamente por el padre, madre o representante legal del menor. Genfami velará siempre por el interés superior del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

3.5 Datos de navegación y técnicos

• Dirección IP (anonimizada en analítica), tipo de navegador, sistema operativo, dispositivo.
• Páginas visitadas, tiempo de navegación, fuente de tráfico (UTM).
• Identificadores publicitarios (cuando corresponda a Google Ads/Meta Ads).
• Cookies y tecnologías similares (ver Parte II — Política de Cookies).

3.6 Datos de mensajería e interacción

• Contenido de mensajes intercambiados a través de WhatsApp Business API y otros canales conversacionales.
• Metadatos de conversación: marca temporal, estado de lectura, plantilla utilizada, ruta de derivación.
• Etiquetas y atributos asignados al usuario en la plataforma de gestión (Respond.io u otra).

4. Finalidades del tratamiento

Genfami trata los datos personales para las siguientes finalidades, sujetas a la autorización del titular:

1. Gestionar la operación de los programas, proyectos e iniciativas sociales de Genfami, incluyendo inscripción, acompañamiento, seguimiento e indicadores de impacto.
2. Comunicarse con el titular para responder solicitudes, brindar información de los programas y enviar contenido relacionado con su participación.
3. Operar el sitio web https://genfami.org y mejorar su funcionamiento, seguridad y experiencia de usuario.
4. Realizar acompañamiento conversacional vía WhatsApp Business API y canales digitales asociados, incluyendo flujos automatizados con apoyo de inteligencia artificial.
5. Activar protocolos de derivación clínica o de apoyo especializado cuando el contenido de la conversación así lo amerite, conforme a los Lineamientos de la Parte IV.
6. Enviar comunicaciones de marketing, newsletters y campañas de sensibilización, siempre y cuando el titular haya autorizado expresamente esta finalidad (opt-in).
7. Medir la efectividad de campañas publicitarias en plataformas como Google Ads y redes sociales, así como segmentar audiencias para campañas de remarketing dirigidas a personas mayores de edad.
8. Realizar análisis estadísticos, evaluaciones de impacto y reportes a aliados, donantes y entidades cooperantes, utilizando datos agregados o anonimizados.
9. Cumplir obligaciones legales, contractuales, regulatorias o requerimientos de autoridades competentes.
10. Atender, tramitar y dar respuesta a consultas, peticiones, quejas, reclamos y ejercicio de derechos por parte de los titulares.
11. Gestionar donaciones, voluntariados y vinculaciones de aliados estratégicos.
12. Capacitar al equipo interno y mejorar la calidad de los procesos, utilizando ejemplos anonimizados.

5. Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de Genfami se fundamenta principalmente en:

• Consentimiento previo, expreso e informado del titular, obtenido a través de los mecanismos descritos en la Parte III de este documento.
• Interés legítimo de Genfami como organización social, en tanto persigue fines de bienestar colectivo y la información se trata con medidas que respetan los derechos fundamentales del titular.
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Genfami y a los programas que ejecuta.
• Ejecución de un acuerdo o relación contractual cuando exista vínculo formal con el titular.

6. Tratamiento de datos sensibles

Genfami no condiciona la prestación de sus servicios al suministro de datos sensibles, salvo cuando la naturaleza del programa lo haga indispensable. En todos los casos:

• Se solicitará autorización expresa, explícita e independiente para el tratamiento de datos sensibles.
• El titular podrá negarse a suministrar datos sensibles sin perjuicio de su acceso a información general.
• Se aplicarán medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas reforzadas (cifrado en tránsito y reposo, control de acceso, anonimización en analítica, capacitación específica del equipo).
• Se limitará el acceso a personal estrictamente autorizado y con compromisos de confidencialidad firmados.
• Cuando sea posible y proporcional, se trabajará con datos anonimizados o pseudonimizados.

7. Tratamiento de datos de menores de edad

Genfami trata los datos personales de niños, niñas y adolescentes con apego al principio del interés superior del menor. En consecuencia:

• La autorización para el tratamiento será otorgada por el padre, madre, tutor o representante legal del menor.
• El consentimiento se obtendrá mediante mecanismos verificables (formulario digital con casilla específica + correo electrónico de confirmación o equivalente).
• Se respetará el derecho del menor a ser escuchado y se valorará su opinión cuando tenga la madurez suficiente.
• No se realizarán actividades de marketing personalizado, perfilamiento publicitario ni remarketing con datos de menores.
• La información de menores se conservará solo por el tiempo estrictamente necesario para la finalidad y se eliminará o anonimizará posteriormente.

8. Derechos del titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y, cuando aplique, el GDPR, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Acceso: conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de Genfami.
• Actualización y rectificación: solicitar la corrección de información parcial, inexacta, incompleta o desactualizada.
• Supresión: solicitar la eliminación de los datos cuando se considere que no son tratados conforme a los principios y deberes legales, o cuando se haya superado la finalidad.
• Revocatoria de la autorización: retirar el consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• Prueba de la autorización: solicitar evidencia del consentimiento otorgado.
• Información sobre uso: ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas: presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en Colombia, o la autoridad competente en su país de residencia.
• Para titulares en la UE/EEE (GDPR): adicionalmente, derecho a la portabilidad, a la limitación del tratamiento, a oponerse al tratamiento basado en interés legítimo y a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos.

9. Procedimiento para ejercer derechos

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico privacidad@ganfami.org indicando: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de documento, (iii) descripción clara del derecho que ejerce, (iv) canal de contacto preferente para la respuesta, y (v) cuando aplique, soporte documental del derecho invocado.

Tiempos de respuesta:

• Consultas: hasta diez (10) días hábiles desde la recepción, prorrogables por cinco (5) días adicionales.
• Reclamos: hasta quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la recepción, prorrogables por ocho (8) días adicionales cuando se justifique.
• Para titulares cubiertos por GDPR: hasta treinta (30) días calendario, prorrogables por dos (2) meses adicionales en casos complejos.

10. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada, atender obligaciones legales y resolver eventuales reclamaciones. Tiempos referenciales:

11. Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para operar sus servicios, Genfami se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento bajo contratos que incluyen cláusulas de protección de datos. Los principales son:

Algunos de estos proveedores procesan datos en países que pueden no contar con el mismo nivel de protección que Colombia o la Unión Europea. En esos casos, Genfami exige garantías contractuales (Cláusulas Contractuales Tipo, Data Processing Addenda) y, cuando es exigible, evaluaciones de impacto de transferencia.

12. Cookies, Google Analytics y Google Ads

Genfami utiliza cookies y tecnologías similares para operar el sitio web, medir su desempeño y, previa autorización del titular, ejecutar campañas publicitarias en plataformas como Google Ads y Meta Ads. El detalle, clasificación y mecanismos de gestión se encuentran descritos en la Parte II — Política de Cookies de este documento.

En relación con Google Ads y Google Analytics, Genfami declara: (i) no recolecta información personal identificable a través de etiquetas de Google Ads sin consentimiento; (ii) no utiliza datos sensibles (salud, situación de vulnerabilidad, datos de menores) para fines de remarketing o segmentación publicitaria; (iii) cumple con la Política de uso de datos del usuario de Google y con la Política de consentimiento del usuario de la UE de Google; (iv) anonimiza la dirección IP en Google Analytics cuando es técnicamente posible.

13. Medidas de seguridad

Genfami implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables y proporcionales al riesgo, alineadas con buenas prácticas de seguridad de la información:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todos los formularios y comunicaciones del sitio web.
• Control de acceso por roles, autenticación multifactor para personal con acceso a bases de datos.
• Acuerdos de confidencialidad firmados por el personal y proveedores.
• Política interna de gestión de incidentes y notificación de brechas en plazos razonables (72 horas cuando aplique GDPR).
• Capacitación periódica al equipo en protección de datos y seguridad digital.
• Revisión y actualización periódica de proveedores tecnológicos y sus acuerdos de procesamiento.
• Cuando es viable, anonimización o seudonimización de datos sensibles.

14. Modificaciones a la política

Genfami podrá actualizar esta Política cuando lo considere necesario para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos. Toda modificación se publicará en https://genfami.org y, cuando los cambios sean sustanciales o afecten finalidades autorizadas, se solicitará nueva autorización del titular por canales adecuados.

15. Autoridades de control y contacto

Para consultas, ejercicio de derechos o quejas relacionadas con el tratamiento de datos personales:

Responsable del tratamiento: FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO INTEGRAL EN GÉNERO Y FAMILIA GENFAMI

Correo: privacidad@ganfami.org

Dirección: Carrera 15 # 88-21 Bogotá, Colombia. 

Teléfono: +57 312 593 69 89

Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales, Bogotá D.C., Colombia. www.sic.gov.co

16. Vigencia

Esta Política entra en vigor el 15 de mayo de 2026 y deja sin efecto cualquier versión anterior. Las bases de datos administradas por Genfami tienen vigencia equivalente a la duración del programa o relación con el titular, sin perjuicio de los tiempos de conservación establecidos en la sección 10.